Затверджено 

Рішення зборів суддів

Каланчацького районного суду

Херсонської області

від 08.10.2015   №7 зі змінами від 03.10.2019 № 9

 Засади використання автоматизованої системи документообігу 

Каланчацького районного суду Херсонської області

Засади використання автоматизованої системи документообігу суду - це затверджені рішенням зборів суддів Каланчацького районного суду Херсонської області суду правила застосування Положення про автоматизовану систему документообігу суду з урахуванням юрисдикції та інстанційності суду, норм процесуальних кодексів та законів України.

Засади використання автоматизованої системи документообігу суду Каланчацького районного суду Херсонської області розроблені відповідно до вимог Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Кодексу адміністративного судочинства України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу України про адміністративні правопорушення, на виконання Положення про автоматизовану систему документообігу суду (далі – Положення) та визначають єдиний порядок функціонування автоматизованої системи документообігу суду.

У Каланчацькому районному суді  використовується комп'ютерна програма "Д-3", розроблена адміністратором автоматизованої системи для загальних судів.

Засади використання автоматизованої системи документообігу суду затверджуються рішенням зборів суддів і вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду збори суддів новим рішенням затверджують відповідні зміни до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду.

Засади використання автоматизованої системи документообігу суду (зі змінами та доповненнями) вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

Функціональні обов'язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в суді визначаються на підставі наказів голови суду чи керівника апарату суду.

Особливості автоматизованого розподілу судових справ визначаються зборами суддів з урахуванням Положення.

Визначення судді з розгляду справ щодо неповнолітніх  здійснюється з числа суддів Каланчацького районного суду Ковальчук О.В. та Живцової О.А. за правилами автоматизованого розподілу, згідно з вимогами підпункту 2.3.4. пункту 2.3 Положення.

Визначення слідчого судді здійснюється з числа суддів Каланчацького районного суду Ковальчук О.В. та Скригун В.В. за правилами автоматизованого розподілу, згідно з вимогами підпункту 2.3.4. пункту 2.3 Положення.

За допомогою автоматизованого розподілу визначається також запасний суддя та колегія суддів.

Відмова судді від отримання розподіленої в установленому порядку судової справи не допускається.

Збори суддів мають право визначати коефіцієнт складності категорій судових справ, особливості розподілу судових справ при виконанні суддею інших повноважень, не пов’язаних із здійсненням правосуддя, коефіцієнт адміністративних посад, коефіцієнт, що враховує форму участі судді в розгляді судової справи, тощо.

Судові справи підлягають автоматичному розподілу між суддями, які мають на момент автоматизованого розподілу судових справ повноваження для здійснення процесуальних дій.

У разі задоволення відводу або самовідводу заміна судді здійснюється автоматизованою системою на підставі рішення про відвід (самовідвід) у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.23 пункту 2.3 Положення.

 У разі коли в суді з об'єктивних підстав правосуддя здійснює один суддя, здійснення автоматизованого розподілу судових справ не буде порушенням вимог Положення про автоматизовану систему документообігу суду.

Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.

 Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

-         за два місяці до закінчення повноважень судді;

-         за чотирнадцять днів, якщо інше не встановлено зборами суддів відповідного суду, до початку відпустки (якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів);

-         за три робочих дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів;

-         у період відпустки судді;

-         за один робочий день до відрядження (за три робочі дні - якщо тривалість відрядження становить більше семи календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні;

-         під час тимчасової непрацездатності судді;

-         в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

 У разі одночасного перебування всіх суддів у відрядженнях, відпустках, їх тимчасової непрацездатності та інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, автоматизований розподіл судових справ здійснюється автоматизованою системою у робочий день, наступний за днем, коли відпали відповідні обставини.

Якщо інше не встановлено зборами суддів відповідного суду, дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, не враховуються при розрахунку коефіцієнту навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи.

Збори суддів відповідного суду мають право визначати особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ:

-         у випадках виконання суддями іншої роботи, не пов'язаної із здійсненням правосуддя (узагальнення судової практики, аналізи стану здійснення судочинства, участь у спеціальній підготовці кандидата на посаду судді, підготовці суддів та працівників апаратів судів, а також здійснення науково-викладацької діяльності в Національній школі суддів України);

-         у випадках виявлення значної різниці в навантаженні на суддів (колегію суддів);

-         у випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, що триває понад п'ять робочих днів;

-         які відповідно до законодавства підлягають реєстрації та/або розгляду в неробочі дні;

-      які підлягали передачі раніше визначеному в судовій справі головуючому судді у випадках відсутності такого судді, якщо це призведе до неможливості розгляду цих справ та матеріалів у розумні строки.

 Судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанції після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи, (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, передаються раніше визначеному судді, ухвалу якого скасовано або в провадженні якого перебувала або перебуває судова справа.

Також, раніше визначеному судді передаються справи слідуючих категорій:

-         що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз’яснення судового рішення;

-         повернення судового збору;

-         про перегляд заочного рішення;

-         судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов’язані із виконанням судових рішень;

-         клопотання про вирішення питання, пов’язаного з виконанням вироку у судових справах, які розглянуті даним судом;

-         матеріали кримінального провадження щодо особи, відносно якої вже здійснюється судове провадження;

-         судові вправи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила кілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день;

-         зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до суду;

-         заяви про скасування заходів реагування, застосованих у межах відповідної судової справи;

-         заяви про відновлення втраченого судового провадження;

-         заяви про забезпечення позову, доказів;

-         клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню передаються раніше визначеному слідчому судді.

У разі відсутності визначеного судді (відпустка, хвороба, відрядження), якщо це призведе до неможливості розгляду цих справ та матеріалів у розумні строки, зазначені судові справи розподіляються в загальному порядку.

Збори суддів відповідного суду мають право визначати коефіцієнт складності категорій судових справ, особливості розподілу судових справ при виконанні суддею інших повноважень, не пов'язаних із здійсненням правосуддя, коефіцієнт адміністративних посад, коефіцієнт, що враховує форму участі судді в розгляді судової справи тощо.

Результатом автоматизованого розподілу судових справ є протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями відповідного суду), що автоматично створюється автоматизованою системою.

Одночасно з протоколом автоматизованою системою автоматично формується звіт про автоматизований розподіл судової справи між суддями відповідного суду.

Доступ суддів до перегляду всіх протоколів та звітів автоматизованої системи щодо автоматизованого розподілу судової справи між суддями не може бути обмежений.

Протокол автоматизованого розподілу судової справи між суддями роздруковується, підписується та додається до матеріалів судової справи.

Звіт про автоматизований розподіл судової справи між суддями може бути роздрукований для службового використання в суді.

У разі визначення автоматизованою системою неможливості здійснення автоматизованого (повторного автоматизованого) розподілу судових справ відповідно до підпункту 2.3.27 пункту 2.3 Положення автоматизованою системою автоматизовано створюється протокол щодо неможливості автоматизованого розподілу судових справ між суддями відповідного суду.

У випадках, визначених Кримінальним процесуальним кодексом України та Цивільним процесуальним кодексом України, автоматизованою системою здійснюється автоматичне визначення присяжних з числа осіб, які внесені до списку присяжних.

У разі закінчення строку, встановленого для подання апеляційної скарги, якщо така скарга не була подана, до автоматизованої системи вносяться відомості щодо набрання судовим рішенням законної сили. Відповідна інформація вноситься до автоматизованої системи користувачем відповідно до його функціональних обов'язків.

На виконання вимог закону надається інформація щодо дати надходження судової справи до суду, єдиного унікального номера судової справи, номера провадження (за наявності), прізвища учасників процесу, дати та часу призначення судової справи до розгляду, місця проведення судового засідання, дати розгляду судової справи, а також інформація про надходження апеляційних чи касаційних скарг, заяв про перегляд судових рішень за нововиявленими обставинами, заяв про перегляд судових рішень Верховним Судом України та їх розгляду.

 Видача копії судового рішення здійснюється відповідно до процесуального законодавства і Закону України "Про доступ до судових рішень".

 Виконавчий документ формується в автоматизованій системі та видається (надсилається) відповідно до чинного законодавства в роздрукованому вигляді (шляхом роздрукування оригіналу відповідного електронного документа суду).

Електронні примірники судових рішень та інших документів, виготовлених у суді, а також електронні примірники наказів керівника апарату суду щодо визначення функціональних обов'язків, прав користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї (в тому числі визначення уповноваженої особи апарату суду, відповідальної за здійснення автоматизованого розподілу судових справ), розпоряджень керівника апарату суду щодо призначення повторного автоматизованого розподілу судових справ, наказів голови суду про відрядження (про скасування наказів про відрядження) суддів, рішень (витягів з рішень) зборів суддів, актів щодо знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу сервера автоматизованої системи та інших умов, що впливають на функціонування автоматизованої системи відповідно до Положення, протокол передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді створюються в автоматизованій системі із застосуванням вбудованого редактору текстів з використанням спеціальних шаблонів, які передбачають використання відповідних полів вводу показників із переліку відомостей про судову справу (перелік показників передбачається змістом кожного окремого документа).

Електронний примірник кожного документа зберігається в автоматизованій системі в стані "Оригінал" та засвідчується ЕЦП особи, яка підписала цей документ.

Забезпечення захисту інформаційних ресурсів автоматизованої системи здійснюється шляхом застосування засобів і методів технічного захисту інформації, впровадження організаційних та інженерно-технічних заходів комплексної системи захисту інформації, спрямованих на недопущення блокування інформації, несанкціонованого доступу до неї, її модифікації або спотворення.

         Збори суддів відповідного суду за необхідності заслуховують керівника апарату суду з питань функціонування автоматизованої системи, стану розподілу судових справ з метою дотримання збалансованого навантаження суддів