Інструкція про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію
Каланчацького районного суду Херсонської області
Загальна частина
- Ця Інструкція визначає єдині вимоги до ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації (далі - документи), що містять службову інформацію, зібрану під час провадження оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, діяльності у сфері оборони держави, та іншу службову інформацію (далі - службова інформація) Каланчацького районного суду Херсонської області (далі - суд).
- В суді утворюється комісія з питань роботи із службовою інформацією, яка постійно діє, положення про яку та склад якої затверджуються відповідним актом суду.
- Основними завданнями комісії з питань роботи із службовою інформацією є:
складення переліку відомостей, що становлять службову інформацію (далі - перелік відомостей), і подання його на затвердження голові суду;
перегляд документів з грифом "Для службового користування" з метою його підтвердження або скасування;
розгляд документів з грифом "Для службового користування" на предмет встановлення в них відомостей, що містять відкриту інформацію, яка може бути використана під час опрацювання запитів на публічну інформацію;
розслідування на підставі рішення керівника апарату чи голови суду фактів втрати документів з грифом "Для службового користування" та розголошення службової інформації;
розгляд питання щодо присвоєння грифа "Для службового користування" документам, що містять службову інформацію, яка не передбачена переліком відомостей, за поданням осіб, які підписують такий документ;
вивчення та проведення оцінки матеріалів, з якими планується ознайомити іноземців або які будуть їм передані.
До складу комісії з питань роботи із службовою інформацією включаються працівники суду.
- Перелік відомостей складається судом відповідно до вимог частини другої статті 6 та статті 9 Закону України "Про доступ до публічної інформації", затверджується головою суду та оприлюднюється на її офіційному веб-сайті.
- Працівники, яким доручено опрацьовувати документ, що містить службову інформацію, визначаються керівником апарату суду чи головою суду.
- Організація в суді роботи з документами, що містять службову інформацію, покладається на керівника апарату суду.
Облік, формування справ, зберігання та використання документів з відмітками "Літер "М", "Літер "К" та "СІ" провадяться посадовими особами, відповідальними в суді за мобілізаційну роботу, криптографічний захист інформації, роботу з документами з питань спеціальної інформації.
Керівник апарату здійснює контроль за дотриманням порядку підготовки документів з грифом "Для службового користування", їх зберігання і використання.
- Керівник апарату ознайомлює відповідних працівників з інструкцією суду про порядок ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв, що містять службову інформацію (далі - інструкція суду), під розпис.
- Документам, що містять службову інформацію, присвоюється гриф "Для службового користування". На документах, що містять службову інформацію з:
мобілізаційних питань, додатково проставляється відмітка "Літер "М";
питань криптографічного захисту службової інформації, - відмітка "Літер "К";
питань спеціальної інформації, - відмітка "СІ".
Категорії документів, на яких проставляється відмітка "Літер "К", визначаються нормативно-правовими актами Адміністрації Держспецзв'язку.
- Питання щодо необхідності присвоєння документу грифа "Для службового користування" вирішується виконавцем або посадовою особою, яка підписує документ, відповідно до переліку відомостей та з дотриманням вимог частини другої статті 6 та статті 9 Закону України "Про доступ до публічної інформації".
- До прийняття рішення про присвоєння документу грифа "Для службового користування" особи, зазначені в пункті 9 цієї Інструкції, повинні:
1) перевірити, чи належить інформація, яку містить документ, до категорій, визначених у частині першій статті 9 Закону України "Про доступ до публічної інформації";
2) встановити, чи належить відповідна інформація до такої, доступ до якої згідно із законом не може бути обмежено, в тому числі шляхом віднесення її до службової інформації;
3) перевірити дотримання сукупності вимог, передбачених частиною другою статті 6 Закону України "Про доступ до публічної інформації".
В окремих випадках питання щодо необхідності присвоєння документу грифа "Для службового користування" може бути розглянуто комісією з питань роботи із службовою інформацією за поданням посадової особи, яка підписуватиме документ.
- Забороняється використовувати для передачі службової інформації відкриті канали зв'язку.
У разі виникнення необхідності в передачі (надсиланні) документів, що містять службову інформацію, юридичним особам, громадським об'єднанням без статусу юридичної особи та фізичним особам, на яких не поширюються вимоги цієї Інструкції, останні беруть на себе письмове зобов'язання стосовно нерозголошення отриманої службової інформації.
Керівники юридичних осіб, громадських об'єднань без статусу юридичної особи та фізичні особи за розголошення службової інформації несуть відповідальність відповідно до закону.
- Відповідальність за організацію та забезпечення дотримання в установах порядку ведення обліку, зберігання та використання документів, що містять службову інформацію, покладається на їх керівників.
Особи, винні у порушенні порядку ведення обліку, зберігання, використання і знищення документів та інших матеріальних носіїв інформації, що містять службову інформацію, їх втраті або розголошенні службової інформації, що в них міститься, притягуються до дисциплінарної або іншої відповідальності, передбаченої законом.
- Під час роботи з документами з грифом "Для службового користування" застосовуються положення Типової інструкції з діловодства в міністерствах, інших центральних та місцевих органах виконавчої влади, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 р. N 55 (Офіційний вісник України, 2018 р., N 23, ст. 770), та ДСТУ 4163-2003, що регламентують порядок складення та оформлення організаційно-розпорядчих документів.
Створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення електронних документів з грифом "Для службового користування" в суді здійснюється відповідно до вимог законодавства, що регулює питання роботи з електронними документами та питання електронного документообігу.
- Використання інформаційних, телекомунікаційних, інформаційно-телекомунікаційних систем чи засобів копіювально-розмножувальної техніки, що застосовуються під час обробки службової інформації, здійснюється на підставі розпорядчого документа керівника апарату суду з дотриманням вимог законодавства у сфері захисту інформації.
- Особливості ведення обліку, зберігання, передачі, пересилання, транспортування і знищення документів з відміткою "Літер "К", засобів криптографічного захисту службової інформації, ключових документів, нормативної, технічної (експлуатаційної) документації визначаються нормативно-правовими актами Адміністрації Держспецзв'язку.
- У разі ліквідації суду рішення про подальше користування документами з грифом "Для службового користування" приймає ліквідаційна комісія.
- Державні архівні установи надають консультаційну та методичну допомогу з питань діловодства стосовно документів, що містять службову інформацію, підготовки справ до передавання на архівне зберігання.
Приймання та реєстрація документів
- Приймання та реєстрація документів з грифом "Для службового користування", крім документів, зазначених в абзаці другому цього пункту, здійснюється діловодом суду.
Порядок приймання та реєстрації документів з грифом "Для службового користування", які містять відмітки "Літер "М", "Літер "К", "СІ", визначається інструкцією суду.
- 19. Вхідна кореспонденція з грифом "Для службового користування" розкривається діловодом суду. При цьому перевіряється відповідність кількості аркушів, примірників, додатків до документів та їх реєстраційних індексів зазначеним на конверті (пакованні) та у супровідному листі.
- 20. У разі ведення окремої реєстрації документів з грифом "Для службового користування" з мобілізаційних питань, з питань криптографічного захисту службової інформації та з питань спеціальної інформації конверти (паковання) з відмітками "Літер "М", "Літер "К" та "СІ", що надійшли до служби діловодства, передаються нерозкритими структурним посадовим особам, відповідальним за виконання відповідних видів робіт в суді, під розписку в журналі обліку пакетів (паковань) із зазначенням дати їх отримання та проставленням печатки "Для пакетів".
- 21. За відсутності вкладень або порушення їх цілісності (невідповідності кількості аркушів, додатків до документа), пошкодження конверта (паковання), що призвело до унеможливлення прочитання тексту документа або можливого несанкціонованого ознайомлення з його змістом, а також невідповідності реєстраційного індексу документа зазначеному на конверті (пакованні), документ не реєструється. При цьому складається акт за формою згідно з додатком 2 у двох примірниках, один примірник якого разом з отриманими документами надсилається відправникові, другий зберігається у службі діловодства.
- 22. Надіслані не за адресою документи з грифом "Для службового користування" повертаються відправникові без їх розгляду.
- 23. Під час реєстрації вхідного документа з грифом "Для службового користування" на першому його аркуші від руки або за допомогою штампа (автоматичного нумератора) службою діловодства проставляється відмітка про надходження із зазначенням скороченого найменування установи - одержувача документа, реєстраційного індексу, дати (у разі термінового виконання - години і хвилини) одержання документа.
У разі надходження конверта (паковання) з відмітками "Літер "М", "Літер "К" та "СІ" (у разі ведення окремої реєстрації документів з мобілізаційних питань, з питань криптографічного захисту службової інформації та з питань спеціальної інформації), а також з відміткою "Особисто" відмітка про надходження проставляється безпосередньо на конверті (пакованні) із зазначенням порядкового номера конверта (паковання) за журналом обліку конвертів (паковань) та дати його одержання.
- 24. Облік електронних носіїв інформації, книг та інших видань, які є додатками до вхідного супровідного листа, ведеться окремо від вхідних документів. На супровідному листі, який долучається до відповідної справи, службою діловодства проставляються номер облікової форми, порядковий номер і дата взяття додатка на облік.
- 25. Реєстрація вхідних, вихідних та внутрішніх документів з грифом "Для службового користування" здійснюється окремо від документів, які не містять службову інформацію, з дотриманням вимоги щодо одноразовості реєстрації.
При цьому до реєстраційного індексу документа додається відмітка "ДСК", наприклад:
|
"251/04-12 ДСК; 09-05/456 ДСК; 123 ДСК".
|
На документах з мобілізаційних питань та з питань спеціальної інформації перед реєстраційним індексом проставляється відмітка "М" або "СІ", наприклад:
|
"М/251/04-12 ДСК; або СІ/03/175 ДСК".
|
Вихідному супровідному листу та кожному додатку до нього присвоюється власний реєстраційний індекс.
Вхідному супровідному листу та додаткам до нього на паперових носіях присвоюється один номер. На кожному додатку на лицьовому боці першого аркуша проставляється відмітка, наприклад:
|
"До вх. 1172/03-15 ДСК від 01.09.2016".
|
На додатках, що підлягають поверненню, така відмітка проставляється на зворотному боці останнього аркуша документа.
Супровідний лист, що має примітку "без додатка - відкрита інформація", також реєструється в реєстраційних формах, що використовуються для реєстрації документів, що містять службову інформацію.
- 26. Реєстрація документів з грифом "Для службового користування" здійснюється в журналах за формою згідно з додатками 3 і 4, на картках або в електронній базі даних.
- 27. Реєстрація документів з грифом "Для службового користування" в електронній базі даних здійснюється з використанням спеціальних комп'ютерних програм та дотриманням вимог щодо технічного захисту інформації, встановлених законодавством.
- 28. У разі реєстрації вхідних, вихідних, внутрішніх документів на картках або в електронній базі даних оформляється реєстраційно-контрольна картка за формою згідно з додатком 5.
У разі потреби реєстраційно-контрольна картка може бути доповнена іншими реквізитами.
- 29. Етапи проходження документів з грифом "Для службового користування" в установі повинні обов'язково відображатися у реєстраційних формах (журналах, картках, електронній базі даних).
Облік видань з грифом "Для службового користування"
- 30. Тираж видання з грифом "Для службового користування", підготовлений в суді, обліковується за одним порядковим номером у журналі за формою згідно з додатком 6.
- 31. Відмітка про додатково надруковані примірники видання робиться у журналі, де вони реєструвалися вперше, із продовженням їх нумерації від останнього номера примірника такого видання.
Друкування і розмноження документів
- Друкування і розмноження в суді документів з грифом "Для службового користування" за допомогою електронно-обчислювальної та копіювально-розмножувальної техніки провадиться з урахуванням вимог законодавства у сфері захисту інформації.
Друкування і розмноження документів з мобілізаційних питань та з питань спеціальної інформації здійснюється працівниками суду, які мають допуск до роботи з такими документами.
- 3 У правому верхньому куті першої сторінки документа, що містить службову інформацію, проставляються гриф "Для службового користування" та номер примірника, наприклад:
|
"Для службового користування
Прим. N 3".
|
Установа, яка є розробником документа з грифом "Для службового користування", може зазначити на документі інформацію про заборону на розмноження (копіювання) такого документа в інших установах, наприклад:
|
"Для службового користування
Прим. N 2
Копіюванню не підлягає".
|
Відмітки "Літер "М", "Літер "К", "СІ", номер примірника зазначаються нижче грифа "Для службового користування", наприклад:
|
"Для службового користування
Літер "М"
Прим. N 2"
|
або
|
"Для службового користування
Літер "К"
Прим. N 2",
|
або
|
"Для службового користування
"СІ"
Прим. N 2".
|
- 3 На першій сторінці кожного додатка до документа, що містить службову інформацію, вище інших відміток проставляється гриф "Для службового користування", наприклад:
|
"Для службового користування
Прим. N 4
Додаток до наказу
______________________
(найменування установи)
__ ______ 20__ р. N ____".
|
У разі коли додатки надсилаються разом із супровідним листом, після тексту листа перед підписом зазначається наявність додатків, їх обсяг, реєстраційні індекси і дати, наприклад:
|
"Додаток:
|
довідка про виконання плану заходів із впровадження нових видів продукції від 14 серпня 2016 р. N 01-25/52 ДСК на 5 арк., прим. N 2.".
|
Якщо інформація з обмеженим доступом міститься тільки у додатку до документа з грифом "Для службового користування", під таким грифом ставиться позначка "(без додатка - відкрита інформація)", наприклад:
|
"Для службового користування
(без додатка - відкрита інформація)
Прим. N 1".
|
- 3 У друкованих виданнях гриф "Для службового користування" і номер примірника зазначаються на обкладинці та на титульному аркуші видання. Якщо видання складається з кількох частин, такий гриф зазначається на кожній його частині, що містить службову інформацію.
- 3 На зворотному боці останнього аркуша примірника документа, що залишається у справі установи, у нижньому лівому куті зазначаються кількість надрукованих примірників; перелік номерів примірників з найменуваннями адресатів (не більше чотирьох); номер пункту переліку відомостей установи або реквізити акта комісії з питань роботи із службовою інформацією, згідно з якими інформацію віднесено до службової; назва та обліковий номер електронного носія інформації або номер автоматизованого робочого місця, з якого друкувався документ, наприклад:
|
"Надруковано три примірники.
Прим. N 1 - Мін'юсту
Прим. N 2 - Мінфіну
Прим. N 3 - до справи N 02-10
Пункт 3.7 переліку відомостей
АРМ інвентарний номер 5".
|
- 3 У разі надсилання документа більш як чотирьом адресатам складається список на розсилку, в якому зазначається перелік адресатів, проставляються номери примірників, що відправляються відповідним адресатам, а замість конкретних найменувань адресатів на документі робиться узагальнений напис, наприклад:
|
"Прим. N 1 - 8 - за списком на розсилку;
Прим. N 9 - до справи N 02-10".
|
- 3 На кожному примірнику вихідного документа та додатках до нього на лицьовому боці в нижньому лівому куті останнього аркуша зазначаються власне ім'я та прізвище працівника, який створив документ, і номер його службового телефону, наприклад:
|
Петро Марченко 255 55 55.
|
- 3 Після реєстрації створеного документа з грифом "Для службового користування" його чернетки і роздруковані варіанти знищуються виконавцем шляхом подрібнення або іншим способом (спалювання, розплавлення, розчинення тощо), який виключає можливість їх прочитання та відновлення.
- 4 Розмноження документів з грифом "Для службового користування" здійснюється службою діловодства або іншим структурним підрозділом, визначеним розпорядчим документом суду, з дозволу керівника апарату (його заступника) за умови оформлення замовлення за формою згідно з додатком 8 або відповідно до резолюції керівника апарату суду.
- 4 На кожному примірнику розмноженого документа від руки проставляється номер примірника.
- 4 Документ з грифом "Для службового користування", одержаний від іншої установи для опрацювання одночасно декількома працівниками, копіюється у порядку, визначеному цією Інструкцією порядку, якщо установа, яка є розробником документа, не встановила заборону на його розмноження.
- 4 Облік розмножених документів, що містять службову інформацію, ведеться в журналі за формою згідно з додатком 9.
Надсилання документів
- 4 Надсилання документів з грифом "Для службового користування" іншим установам у межах України здійснюється кур'єрською службою установи (кур'єрами), підрозділами урядового фельд'єгерського зв'язку, підрозділами органів спеціального зв'язку, підрозділами відомчого фельд'єгерського зв'язку у складі Збройних Сил.
У разі нагальної потреби за дозволом керівника апарату суду документи з грифом "Для службового користування" в межах населеного пункту можуть бути доставлені відомчим транспортним засобом або отримані у відправника працівниками служби діловодства.
- 4 Електронні носії інформації та документи з грифом "Для службового користування", що підлягають поверненню, обов'язково надсилаються до установи із супровідним листом.
Видання з грифом "Для службового користування" надсилаються іншим установам разом із супровідним листом з грифом "Для службового користування", в якому зазначаються назви (автори) видань, реєстраційні індекси, кількість та номери примірників з урахуванням вимог цієї Інструкції.
- 4 Документи з грифом "Для службового користування", які надсилаються, повинні бути вкладені у конверти або упаковані у спосіб, який виключає можливість доступу та прочитання тексту чи реквізитів без порушення цілісності паковання.
- 4 На конвертах (пакованнях) зазначаються адреса та найменування установи-одержувача і відправника, реєстраційні індекси вкладених документів із проставленням відмітки "ДСК". Забороняється зазначати прізвища і посади керівників установи-одержувача, а також прізвища виконавців документів і назви структурних підрозділів.
Електронні носії інформації упаковуються в окремий конверт (паковання), на якому зазначаються дата та реєстраційний індекс супровідного листа.
- 4 У разі надсилання документів, які повинні бути розкриті певною посадовою особою установи особисто, їх упаковують в окремий конверт, у правому верхньому куті якого нижче грифа "Для службового користування" проставляється відмітка "Особисто", а в його нижній правій частині зазначаються посада, прізвище, власне ім'я одержувача. Такий конверт вкладається в інший конверт, що оформляється відповідно до вимог, визначених пунктом 57 цієї Інструкції. У лівому верхньому куті конверта проставляється відмітка "Подвійний конверт".
- 4 У разі надсилання документів з мобілізаційних питань на конвертах (пакованнях) додатково проставляється відмітка "Літер "М".
- 5 Надсилання документів з мобілізаційних питань в одному конверті (пакованні) з документами, що не стосуються мобілізаційних питань, не дозволяється.
- 5 У разі надсилання документа, що має відмітку "Літер "К" або "СІ", його вміщують в окремий конверт, у правому куті якого нижче грифа "Для службового користування" проставляється відмітка "Літер "К" або "СІ", а в його нижній правій частині зазначаються посада, прізвище, власне ім'я одержувача. Такий конверт вкладається в інший конверт, що оформляється відповідно до вимог, визначених пунктом 56 цієї Інструкції. У лівому верхньому куті конверта проставляється відмітка "Подвійний конверт".
- 5 Забороняється надсилати за межі України видання з грифом "Для службового користування" з метою книгообміну або експонування на відкритих виставках, презентаціях.
Формування виконаних документів у справи
- 5 Виконані документи з грифом "Для службового користування" групуються у справи згідно із затвердженою в установі зведеною номенклатурою справ. Дозволяється долучати до справи із грифом "Для службового користування" документи з відкритою інформацією, якщо такі документи стосуються питань такої справи.
Документи з мобілізаційних питань долучаються до справ з мобілізаційної роботи, що мають відмітку "Літер "М", а документи з питань спеціальної інформації - до справ з відміткою "СІ".
Документи, що стосуються організації режимно-секретної роботи в установі, формуються у справи у відповідному структурному підрозділі працівником, відповідальним за виконання такого виду робіт.
- 5 До номенклатури справ включаються всі довідкові та реєстраційні картотеки, журнали реєстрації та обліку документів з грифом "Для службового користування".
- 5 У графі номенклатури справ "Індекс справи" до номера справи з документами, що мають гриф "Для службового користування", проставляється відмітка "ДСК", наприклад:
- 5 На обкладинці справи, що містить документи з грифом "Для службового користування", у правому верхньому куті проставляється відмітка "Для службового користування".
- 5 У разі коли в суді створюється понад 50 документів на рік з грифом "Для службового користування", їх доцільно формувати в окремі справи за видами (накази, інструкції, плани тощо).
- 5 У разі коли в суді створюється менш як 50 документів на рік з грифом "Для службового користування", номенклатурою справ може бути передбачено формування однієї справи із заголовком "Документи з грифом "Для службового користування". Строк зберігання такої справи не встановлюється, а у відповідній графі номенклатури справ проставляється відмітка "ЕК", яка означає, що строк зберігання справи визначається експертною комісією установи з проведення експертизи цінності документів (далі - експертна комісія), яка утворюється та діє відповідно до Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 8 серпня 2007 р. N 1004 (Офіційний вісник України, 2007 р., N 59, ст. 2346).
- 5 Експертна комісія після закінчення року вивчає кожен аркуш справи "Документи з грифом "Для службового користування" і за потреби приймає рішення про її переформування. Документи постійного зберігання, що містяться у справі, формуються в окрему справу, якій надається окремий заголовок та яка додатково включається до номенклатури справ. Документи тимчасового зберігання залишаються у такій справі згідно із затвердженою номенклатурою справ.
- 6 Якщо у справі із заголовком "Документи з грифом "Для службового користування" містяться лише документи тимчасового зберігання, вона може не переформовуватися, а строк зберігання такої справи визначається найдовшим строком зберігання документів, що містяться в ній. Відмітка "ЕК" у графі номенклатури справ "Строк зберігання" закреслюється і зазначається уточнений строк зберігання.
- 6 Документи з мобілізаційних питань та з питань спеціальної інформації зберігаються в окремих робочих папках, футлярах або пакетах, на яких зазначаються прізвища та власні імена працівників, які мають право їх розкривати.
Робочі папки, футляри або пакети з документами з мобілізаційних питань або з питань спеціальної інформації опечатуються особистою номерною металевою печаткою працівника, який безпосередньо з ними працює.
- 6 Документи з відміткою "Літер "К" зберігаються окремо від інших документів та долучаються до справ, що формуються службою криптографічного захисту інформації установи або працівником, відповідальним за виконання такого виду робіт.
- 6 Особливості зберігання справ з документами постійного зберігання з відміткою "Літер "К" визначаються Адміністрацією Держспецзв'язку.
Користування документами
- 6 Вхідні, вихідні, внутрішні документи з грифом "Для службового користування" передаються працівникам відповідно до резолюцій керівника апарату суду або голови суду.
Справи з грифом "Для службового користування" видаються у тимчасове користування працівникам суду на підставі замовлення за формою згідно з додатком 10, резолюції керівника апарату суду.
- 6 Справи та видання з грифом "Для службового користування" видаються у тимчасове користування і приймаються під розписку в журналі за формою згідно з додатком 11.
- 6 Робота з документами з мобілізаційних питань та з питань спеціальної інформації проводиться в окремо виділених і належним чином обладнаних службових приміщеннях з дотриманням вимог, які унеможливлюють ознайомлення із змістом таких документів сторонніх осіб.
- 6 Під час приймання справи від працівника проводиться перевірка наявності кожного аркуша всіх документів справи відповідно до її внутрішнього опису.
- 6 Справи з грифом "Для службового користування", що зберігаються в архівному підрозділі (архіві) установи, видаються у тимчасове користування працівникам інших структурних підрозділів установи на підставі замовлення за формою згідно з додатком 12.
Про видачу справ з грифом "Для службового користування" з архівного підрозділу (архіву) установи робиться запис у книзі видачі справ у робочі приміщення установи.
- 6 Справи з грифом "Для службового користування" видаються для тимчасового користування на строк, що не перевищує одного місяця.
- 7 За наявності письмових клопотань інших установ або припису на право проведення перевірки згідно з наданими законом повноваженнями документи з грифом "Для службового користування", їх копії і витяги з них за письмовим дозволом або резолюцією керівника апарату суду чи голови суду.
На лицьовому боці підготовлених копій документів у правому верхньому куті першого аркуша документа проставляється відмітка "Копія". Витяги з документів оформляються на відповідному бланку.
- 7 Копії документів та витяги з них засвідчуються головним спеціалістом по роботі з персоналом, наприклад:
|
"Згідно з оригіналом
Начальник відділу діловодства
20 липня 2016 року".
|
(підпис)
|
Олександр ПАВЛЕНКО
|
7 Після ознайомлення з документами з грифом "Для службового користування" на зворотному боці запиту або припису на право проведення перевірки робиться запис про документи (реєстраційні дані, заголовки), з якими ознайомлено працівника іншої установи.- 7 У разі потреби працівник іншої установи робить витяги з виданих йому документів з грифом "Для службового користування" у робочому зошиті, що має зазначений гриф, який після завершення роботи з документами надсилається установі, що робила запит на ознайомлення.
Порядок оформлення робочого зошита визначається інструкцією установи.
- 7 Працівник іншої установи може ознайомитися із змістом документа з грифом "Для службового користування", отриманим від іншої установи, лише за письмовою згодою установи - розробника такого документа. Зазначена вимога не поширюється на представників органів державного нагляду (контролю) під час виконання ними відповідних функцій згідно із законодавством.
- 7 Забороняється використовувати службову інформацію, що міститься в документах з грифом "Для службового користування", для відкритих виступів або опублікування у засобах масової інформації та демонструвати такі документи на стендах, у вітринах на відкритих виставках або в інших громадських місцях.
У разі надходження до суду запиту на інформацію, що міститься у документі, якому присвоєно гриф "Для службового користування", здійснюється з урахуванням вимог 77 цієї Інструкції перегляд такого документа з метою перевірки відповідності запитуваної інформації сукупності вимог, передбачених частиною другою статті 6 Закону України "Про доступ до публічної інформації", щодо обмеження доступу до інформації на момент надходження запиту. Авторові запиту надається інформація в тій частині, доступ до якої відповідно до зазначеного Закону не обмежено.
За наявності в запитуваному документі інформації з обмеженим доступом для надсилання запитувачеві виготовляється його копія, в якій слова, речення чи зображення, що містять інформацію з обмеженим доступом, ретушуються у спосіб, який виключає подальше відтворення ретушованого. З такої копії документа виготовляється інша копія, яка надсилається запитувачеві. Копія запитуваного документа, що ретушувалася, зберігається разом з документами з відповідного запиту та може використовуватися повторно в разі надходження до установи іншого запиту на інформацію, що міститься у такому документі.
Перегляд документів з грифом "Для службового користування"
- 7 Перегляд документів з грифом "Для службового користування" проводиться з метою підтвердження наявності або відсутності в них відомостей, що становлять службову інформацію, не рідше ніж один раз на п'ять років.
Скасування грифа "Для службового користування" здійснюється за відсутності законних підстав для обмеження у доступі до службової інформації, які існували раніше.
Перегляд документів з грифом "Для службового користування" з метою можливого скасування грифа обов'язково здійснюється під час підготовки:
справ для їх передачі до архівного підрозділу (архіву) установи;
документів Національного архівного фонду для їх передачі на постійне зберігання до державних архівних установ, архівних відділів міських рад.
- 7 Рішення про скасування грифа "Для службового користування" чи його підтвердження приймається комісією з питань роботи із службовою інформацією суду.
- 7 За рішенням комісії з питань роботи із службовою інформацією строк обмеження доступу до справ (документів) може бути продовжений.
- 7 Рішення комісії з питань роботи із службовою інформацією оформляється протоколом, що підписується головою і секретарем комісії та набирає чинності з моменту затвердження протоколу керівником апарату суду. У протоколі зазначаються види документів, їх реєстраційні дані, заголовки та номери за номенклатурою або описом справ, з яких знімається гриф "Для службового користування" або строк обмеження доступу до яких продовжено.
Витяг з протоколу або його засвідчена копія передається разом із справами до архівного підрозділу (архіву) установи, а у разі передачі документів Національного архівного фонду на постійне зберігання - до державних архівних установ, архівних відділів міських рад.
- 8 Про скасування грифа "Для службового користування" письмово повідомляються всі установи, яким надсилався такий документ. За потреби можуть надсилатися витяги з протоколу засідання комісії з питань роботи із службовою інформацією.
- 8 На обкладинках справ та документах гриф "Для службового користування" погашається шляхом його закреслення тонкою рискою та зазначення нижче на вільному від тексту місці дати і номера відповідного протоколу засідання комісії з питань роботи із службовою інформацією. Такі відмітки вносяться до реєстраційних та облікових форм, номенклатури та опису справ.
Підготовка справ до передачі на архівне зберігання та знищення
- 8 Експертиза цінності документів з грифом "Для службового користування" та їх підготовка до архівного зберігання здійснюються в установленому законодавством порядку.
У кінці кожної закінченої справи з грифом "Для службового користування" на окремому аркуші робиться засвідчувальний напис, в якому зазначаються цифрами і словами кількість аркушів у справі, кількість аркушів внутрішнього опису, а також:
наявність літерних і пропущених номерів аркушів;
номери аркушів з наклеєними фотографіями, кресленнями, вирізками тощо;
номери великоформатних аркушів;
номери конвертів з укладеннями;
кількість аркушів укладень.
Після засвідчувального напису працівник, який сформував справу, ставить підпис із зазначенням посади, прізвища і дати, який засвідчується печаткою служби діловодства або печаткою "Для пакетів". Усі наступні зміни у складі справи (пошкодження аркушів, заміна документів копіями, долучення нових документів) зазначаються у засвідчувальному написі з посиланням на відповідний розпорядчий документ.
Справи з грифом "Для службового користування" після проведення експертизи цінності документів, що містяться в ній, підшиваються через чотири проколи спеціальними суровими нитками або дратвою. Справи постійного та тривалого (понад десять років) строків зберігання та особові справи оправляються у тверду обкладинку.
- 8 Справи постійного та тривалого зберігання з грифом "Для службового користування" та особові справи включаються у відповідні описи справ разом з документами, що містять відкриту інформацію. При цьому в описі до номера справи та у графі "Індекс справи (тому, частини) з документами з грифом "Для службового користування" додається відмітка "ДСК".
- 8 Під час передачі справ з грифом "Для службового користування" на постійне зберігання до державної архівної установи, архівного відділу міської ради установа-фондоутворювач разом з актом приймання-передавання справ, оформленим в установленому порядку, подає державній архівній установі, архівному відділу міської ради лист, у якому визначається порядок користування такими справами.
- 8 Вилучені для знищення за результатами експертизи цінності справи з грифом "Для службового користування", строк зберігання яких закінчився, включаються до акта про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (далі - акт про вилучення документів), що складається відповідно до вимог, установлених щодо всіх справ установи в цілому.
Знищення видань з грифом "Для службового користування", що зберігаються у бібліотеках, здійснюється згідно з актом, який складається відповідно до встановлених вимог.
- 8 Документи, справи, видання з грифом "Для службового користування", вилучені для знищення експертною комісією установи у складі не менше трьох членів, підлягають знищенню шляхом подрібнення носіїв інформації або в інший спосіб (спалювання, розплавлення, розчинення тощо), який виключає можливість їх прочитання та відновлення.
Електронні носії інформації знищуються або переробляються у спосіб, що виключає можливість повного або часткового відновлення збереженої на них інформації.
- 8 В акті про вилучення документів робиться запис про знищення відповідних документів, справ із зазначенням прізвищ, власних імен членів експертної комісії, їх підписів, дати знищення, наприклад:
|
"Справи N 25 ДСК, N 30 ДСК, N 80 ДСК знищено шляхом подрібнення.
Члени експертної комісії установи:
|
|
(підпис)
|
Петро МАРЧЕНКО
|
|
(підпис)
|
Олександр ПАВЛЕНКО
|
|
(підпис)
|
Віктор ІВАНЕНКО
|
|
10 лютого 2016 р.".
|
- 8 Після знищення документів з грифом "Для службового користування" в облікових формах (картках, журналах, номенклатурах справ, описах справ тривалого (понад десять років) зберігання робиться відмітка "Документи знищено. Акт від ___ ________ 20__ р. N __".
- 8 Телефонні та адресні довідники, стенографічні записи з грифом "Для службового користування", друкарський брак, виявлений під час друкування видань із зазначеним грифом, можуть знищуватися без акта про вилучення документів, але з відміткою в облікових формах, що засвідчується підписами не менш як трьох працівників установи, які провели таке знищення.
Забезпечення збереженості документів та проведення перевірки їх наявності
- 90. Справи з грифом "Для службового користування" з дати їх створення (надходження) зберігаються за місцем формування справ згідно із затвердженою зведеною номенклатурою справ до моменту їх передачі в архівний підрозділ (архів) установи.
- 9 Документи і справи з грифом "Для службового користування" зберігаються у шафах, сейфах, що розташовані у службових приміщеннях або сховищах архіву. Шафи, сейфи, службові приміщення, сховища архіву повинні надійно замикатися і опечатуватися металевими печатками.
Порядок виготовлення, ведення обліку, використання металевих печаток та порядок ведення обліку шаф, сейфів і ключів від них визначаються керівником установи.
Зберігання документів і справ із грифом "Для службового користування" здійснюється працівниками, які безпосередньо отримали їх під розписку, у спосіб, що унеможливлює доступ до них сторонніх осіб.
- 9 Документи з грифом "Для службового користування" можуть перебувати у працівників на виконанні протягом строку, необхідного для виконання завдання, за умови дотримання вимог їх зберігання, визначених пунктом 91 цієї Інструкції.
- Вилучення справ або окремих документів із справ з грифом "Для службового користування" забороняється. В окремих випадках на підставі рішення слідчого судді, суду архівний підрозділ (архів) установи або служба діловодства за письмовою вказівкою керівника установи здійснює вилучення оригіналів необхідних документів або справ. При цьому повинні залишитися протокол про вилучення документів з їх засвідченими копіями.
- 94. Документи з грифом "Для службового користування" не дозволяється виносити за межі суду. Винесення документа з грифом "Для службового користування" за межі установи здійснюється на підставі резолюції керівника апарату суду чи голови суду, документ повинен бути вкладений у конверт або упакований у такий спосіб, щоб виключити можливість його прочитання.
- 95. Особі, відрядженій до іншого населеного пункту, забороняється мати при собі документи з грифом "Для службового користування". У разі потреби такі документи надсилаються за призначенням до початку відрядження.
- 96. В окремих випадках, зокрема у разі термінового позапланового відрядження, керівник ставить на доповідній записці резолюцію, згідно з якою дає дозвіл на перевезення документів з грифом "Для службового користування" до іншого населеного пункту за умови, що такі документи перевозяться групою у складі не менше двох працівників, які повинні виконувати роботу з ними з дотриманням заходів, що унеможливлюють несанкціоноване ознайомлення з текстом таких документів.
- 97. Стан організації роботи з документами, що містять службову інформацію (наявність та фізичний стан усіх документів, взятих на облік, справ, видань, електронних носіїв інформації з грифом "Для службового користування"), не рідше ніж один раз на рік перевіряється комісією з питань проведення перевірки наявності документів з грифом "Для службового користування" після завершення діловодного року та формування справ.
Строк проведення перевірки та склад комісії з питань її проведення визначаються відповідним актом установи.
До складу комісій з питань проведення перевірки наявності документів з грифом "Для службового користування" з відмітками "Літер "М", "Літер "К" та "СІ" залучаються лише особи, допущені до роботи з такими документами.
- 98. Результати перевірок оформляються актом за формою згідно з додатком 13.
Працівник, якому стало відомо про факт втрати документа, що містить службову інформацію, та про можливе розголошення відомостей, що становлять службову інформацію, невідкладно інформує керівника апарату суду.
У разі втрати документа, що містить службову інформацію, письмово повідомляється установі, від якої цей документ отримано. Про втрату документа, що містить службову інформацію, зібрану під час провадження оперативно-розшукової, контррозвідувальної діяльності, діяльності у сфері оборони держави, або можливе розголошення такої службової інформації повідомляється також органові СБУ із зазначенням обставин втрати документа (розголошення відомостей) та про вжиті заходи.
У разі втрати, відсутності відомостей про місцезнаходження або виникнення підозри про можливий доступ сторонніх осіб до інформації або документа, яким надана відмітка "Літер "К", засобів криптографічного захисту службової інформації, технічної (експлуатаційної) документації, ключових даних невідкладно письмово інформується Адміністрація Держспецзв'язку.
- 99. Факти втрати документів або розголошення відомостей, які містять службову інформацію, розслідує комісія з питань роботи із службовою інформацією. Для розслідування окремих фактів втрати документів або розголошення відомостей, які містять службову інформацію (далі - розслідування), за рішенням керівника установи може утворюватися спеціальна комісія.
- 100. Спеціальна комісія має право отримувати від працівників установи письмові та усні пояснення з питань, що є предметом розслідування, витребувати необхідні документи (їх копії), оглядати приміщення і сховища.
- 101. Члени комісії з питань роботи із службовою інформацією та спеціальної комісії несуть персональну відповідальність за повноту, всебічність і об'єктивність висновків розслідування, нерозголошення інформації, яка стосується розслідування.
- За результатами розслідування, яке триває не довше ніж один місяць, складається акт, що підписується членами комісії з питань роботи із службовою інформацією або спеціальної комісії та подається керівникові установи на затвердження. За наявності обґрунтованих пропозицій відповідної комісії, прийнятих на її засіданні, строк проведення розслідування може бути продовжено за резолюцією керівника установи не більш як на один місяць.
Розслідування починається з дати підписання розпорядчого документа про його проведення та завершується датою затвердження акта про результати проведення розслідування.
- 103. В окремому розділі акта про результати проведення розслідування зазначаються обставини, причини та умови настання відповідного випадку, рівень заподіяної шкоди або негативного впливу на діяльність суду, а також наводиться перелік втрачених документів.
- 104. Відмітка про втрату документів вноситься службою діловодства до реєстраційних та облікових форм із зазначенням реєстраційних даних акта про результати проведення розслідування.
- 105. Довідка про причини відсутності втрачених документів, підписана керівником передається до архіву суду для включення її до справи.
ЖУРНАЛ
обліку конвертів (паковань) з грифом "Для службового користування"
|
Порядковий номер
|
Дата надходження конверта (паковання)
|
Найменування установи, з якої надійшов конверт (паковання)
|
Номери документів, що зазначені на конверті (пакованні)
|
Підпис працівника, відповідального за виконання відповідного виду робіт, що підтверджує отримання конверта (паковання), дата отримання
|
Примітка
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
АКТ
про відсутність вкладень або порушень цілісності, пошкодження конверта (паковання)
від ____ _________ 20__ р. N ______
|
Цей акт складений ____________________________________________________________________
(найменування посади керівника служби діловодства установи)
____________________________________________________________________________________
(прізвище та власне ім'я)
у присутності: ________________________________________________________________________
(посади, прізвища, власні імена посадових осіб)
____________________________________________________________________________________
про те, що під час розкриття конверта (паковання), надісланого ______________________________
____________________________________________________________________________________,
(найменування установи, що надіслала документи)
не виявлено таких вкладень ____________________________________________________________
(назви і реєстраційні індекси документів, які не виявлено)
____________________________________________________________________________________,
виявлено порушення цілісності та пошкодження конверта (паковання)
____________________________________________________________________________________
(назви і реєстраційні індекси документів, що містяться у конвертах (пакованнях)
____________________________________________________________________________________
з порушенням цілісності та пошкодженнями)
|
|
_____________
(підпис)
|
____________________
(власне ім'я та прізвище)
|
ЖУРНАЛ
реєстрації вхідних документів з грифом "Для службового користування"
|
Дата надходження та реєстраційний індекс вхідного документа
|
Дата та реєстраційний індекс вихідного документа
|
Автор документа
|
Назва виду документа, його заголовок або короткий зміст
|
Кількість аркушів
|
Кількість та номери примірників
|
Резолюція або відповідальний виконавець
|
Відмітка про розмноження (кількість примірників, кому вручено (надіслано)
|
Відмітка про взяття на контроль документа та строк його виконання
|
Дата і підпис
|
Реєстраційний індекс справи, до якої підшито документ
|
Відмітка про знищення документа
|
|
|
документа
|
додатка
|
|
отримання
|
повернення
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
11
|
13
|
|
ЖУРНАЛ
реєстрації вихідних та внутрішніх документів з грифом "Для службового користування"*
|
Дата надходження та реєстраційний індекс документа
|
Вид документа та короткий зміст
|
Найменування структурного підрозділу, прізвище та власне ім'я виконавця
|
Підстава віднесення інформації до категорії з обмеженим доступом
|
Підготовлено
|
Відправлено
|
Реєстраційний індекс справи, до якої підшито документ
|
Номер реєстру або дата отримання документа і підпис виконавця
|
Відмітка про знищення документа
|
Примітка
|
|
кількість примірників, їх номери
|
кількість аркушів у кожному примірнику
|
найменування установи - одержувача документа, структурного підрозділу
|
номер примірника
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
11
|
12
|
13
|
____________
* У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.
РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА
Лицьовий бік
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
13
|
14
|
15
|
16
|
17
|
18
|
19
|
20
|
21
|
22
|
23
|
24
|
25
|
26
|
27
|
28
|
29
|
30
|
31
|
|
|
Автор документа (кореспондент)
|
Вид документа
|
Строк виконання
|
|
|
70 мм
|
70 мм
|
70 мм
|
|
|
Дата та реєстраційний індекс надходження
|
Дата та реєстраційний індекс документа
|
|
|
105 мм
|
105 мм
|
|
|
Номер примірника
|
Кількість аркушів
|
Кількість додатків
|
|
|
70 мм
|
70 мм
|
70 мм
|
|
| |
|
|
Заголовок документа або короткий зміст
|
|
|
Резолюція або відповідальний виконавець
|
|
|
Позначка про виконання
|
Розписка в одержанні документа
|
|
|
210 мм
|
|
|
Зворотний бік
|
|
|
Контрольні позначки
|
|
|
Примітки
|
|
|
фонд №
|
опис №
|
справа №
|
|
|
70 мм
|
70 мм
|
70 мм
|
|
|
210 мм
|
|
| |
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
ЖУРНАЛ
обліку та розподілу видань з грифом "Для службового користування"*
|
Порядковий номер
|
Назва видання
|
Надійшло
|
Розподіл
|
Додаткове виготовлення примірників
|
Повернення
|
Знищення
|
|
звідки надійшло або де надруковано
|
реєстраційний індекс вхідного супровідного листа і дата
|
кількість примірників та їх номери
|
куди надіслано або кому видано
|
реєстраційний індекс вихідного документа (або відмітка про отримання)
і дата
|
кількість примірників та їх номери
|
кількість примірників та їх номери
|
куди надіслано або кому видано
|
реєстраційний індекс вихідного документа (або відмітка про отримання) і дата
|
дата, номери примірників
|
дата, номер акта
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
13
|
____________
* У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.
ЖУРНАЛ
обліку електронних носіїв інформації, на які планується записувати службову інформацію*
|
Порядковий номер
|
Обліковий номер
|
Дата взяття на облік
|
Вид електронного носія, серійний номер
|
Відмітка про видачу
|
Відмітка про повернення
|
Відмітка про відправлення електронного носія (дата та реєстраційний індекс супровідного листа)
|
Відмітка про знищення електронного носія (дата та реєстраційний індекс акта)
|
Примітка
|
|
найменування структурного підрозділу
|
прізвище, власне ім'я виконавця
|
дата отримання носія і підпис виконавця
|
прізвище, власне ім'я працівника служби діловодства
|
дата і підпис працівника служби діловодства
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
11
|
12
|
____________
* У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.
|
|
ДОЗВОЛЯЮ
_________________________________________
(найменування посади керівника установи
_________________________________________
(структурного підрозділу установи)
_________ _____________________________
(підпис) (власне ім'я та прізвище)
___ ______________ 20___ р.
|
ЗАМОВЛЕННЯ
на розмноження документа з грифом "Для службового користування"
|
____________________________________________________________________________________
(вид документа)
________________________ ________________________ N ________________________
(дата реєстрації) (реєстраційний індекс) (номер примірника)
____________________________________________________________________________________
(заголовок або короткий зміст)
Кількість сторінок у примірнику _________________________________________________________
Кількість примірників, які необхідно виготовити, ___________________________________________
Особливі умови розмноження __________________________________________________________
Виконавець __________________________________________________________________________
(власне ім'я та прізвище)
|
|
__________________________________
(найменування посади керівника структурного
підрозділу, що здійснює замовлення)
|
_____________
(підпис)
|
_____________________
(власне ім'я та прізвище)
|
|
_________________________________
(найменування посади керівника служби
діловодства)
|
_____________
|
_____________________
|
|
___ ____________ 20___ р.
Прийнято до виконання
|
|
_________________________________
(найменування посади працівника, що виконує
роботи з розмноження документа)
|
_____________
|
_____________________
|
|
___ ____________ 20___ р.
|
ЖУРНАЛ
обліку розмножених документів з грифом "Для службового користування"
|
Порядковий номер
|
Дата розмноження
|
Вид документа, його заголовок або короткий зміст
|
Дата та реєстраційний індекс документа
|
Кількість аркушів
|
Кількість примірників
|
Прізвище та власне ім'я посадової особи, яка дала дозвіл на розмноження
|
Дата видачі розмножених примірників
|
Прізвище та власне ім'я працівника, який отримує розмножені примірники, його підпис
|
Відмітка про знищення документа
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
|
|
ДОЗВОЛЯЮ
видачу справ
_________________________________________
(найменування посади керівника структурного підрозділу,
_________________________________________
який зберігає справи з грифом "Для службового
користування")
__________ __________________________
(підпис) (власне ім'я та прізвище)
___ ____________ 20___ р.
|
ЗАМОВЛЕННЯ
на видачу справ з грифом "Для службового користування"
|
____________________________________________________________________________________
(мета видачі справ з грифом "Для службового користування")
|
|
Порядковий номер
|
Номер справи
|
Заголовок справи
|
Мета або підстава роботи з документами
|
Прізвище та власне ім'я працівника, якому видається справа
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
|
___________________________________
(найменування посади керівника структурного
підрозділу, який здійснює замовлення справ)
|
______________
(підпис)
|
____________________
(власне ім'я та прізвище)
|
|
___ ____________ 20___ р.
|
ЖУРНАЛ
обліку видачі справ з грифом "Для службового користування"*
|
Порядковий номер
|
Назва справи або видання
|
Номер справи, номери примірників видань та кількість сторінок
|
Підрозділ і прізвище працівника
|
Підпис і дата
|
Примітка
|
|
отримання
|
повернення
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
____________
* У разі потреби журнал може доповнюватися додатковими графами.
|
|
ДОЗВОЛЯЮ
видачу справ
_________________________________________
(найменування посади керівника архівного підрозділу
_________________________________________
установи (особи, відповідальної за архів)
____________ _________________________
(підпис) (власне ім'я та прізвище)
___ ____________ 20___ р.
|
ЗАМОВЛЕННЯ
на видачу справ з архівного підрозділу (архіву) установи
від ___ __________ 20__ р. N _________
|
Прошу видати ________________________________________________________________________
(прізвище, власне ім'я і найменування посади працівника, відповідального за роботу із справами)
для _________________________________________________________________________________
(мета роботи з документами, орієнтовний строк виконання роботи)
такі справи:
|
|
Фонд
|
Номер опису
|
Номер справи
|
Заголовок справи
|
Кількість аркушів
|
Підпис замовника, який отримав справу
|
Підпис працівника архівного підрозділу (архіву) установи, якому повернута справа
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
|
_____________________________
(найменування посади керівника
структурного підрозділу, що здійснює
замовлення)
|
____________
(підпис)
|
______________________
(власне ім'я та прізвище)
|
|
___ ____________ 20___ р.
|
|
|
ЗАТВЕРДЖУЮ
Найменування посади керівника установи
_________ __________________________
(підпис) (власне ім'я та прізвище)
___ ____________ 20___ р.
|
АКТ
про результати перевірки наявності та фізичного стану документів, справ, видань, електронних носіїв інформації з грифом "Для службового користування" та організації роботи з ними
від ___ _________ 20__ р. N _______
|
На підставі ___________________________________________________________________________
(назва розпорядчого документа)
________________________________________________________ від ___ ________ 20__ р. N ____
комісією у складі: _____________________________________________________________________
(найменування посади, власне ім'я і прізвище голови комісії та її членів)
____________________________________________________________________________________
з ___ _________ 20__ р. по ___ _________ 20__ р. проведено перевірку наявності та фізичного стану документів, справ, видань, електронних носіїв інформації з грифом "Для службового користування" та організації роботи з ними.
У результаті проведення перевірки встановлено:
1. Усього за описами (номенклатурами справ, журналами реєстрації)
____________________________________________________________________________________.
(кількість документів, справ, видань, електронних носіїв інформації)
З них:
наявні ______________________________________________________________________________
(реєстраційні індекси документів, номери справ, видань)
відсутні _____________________________________________________________________________.
2. Виявлені документи, справи, видання, електронні носії інформації, не внесені до описів (номенклатур справ, журналів реєстрації), ________________________________________________
____________________________________________________________________________________.
3. Характеристика фізичного стану документів, справ, видань, електронних носіїв інформації та стану організації роботи з ними _________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
____________________________________________________________________________________
|
|
Голова комісії
|
_____________
(підпис)
|
_________________________
(власне ім'я та прізвище)
|
|
Члени комісії:
|
_____________
(підпис)
|
_________________________
(власне ім'я та прізвище)
|
ЖУРНАЛ
обліку зустрічей з іноземними делегаціями, групами та окремими іноземцями
____________________________________________________________________________________
(найменування установи)
|
Порядковий номер
|
Період перебування
|
Прізвище, власне ім'я іноземця, найменування держави, установи, організації
|
Мета зустрічі, власне ім'я та прізвище посадових осіб, відповідальних за організацію зустрічі
|
Структурні підрозділи установи, з роботою яких ознайомилися іноземці
|
Прізвище та власне ім'я працівників установи, які брали участь у зустрічі
|
Результати зустрічі
(зазначаються відомості про виконання програми роботи з іноземцями, у разі передачі службової інформації - реквізити відповідного дозволу)
|
Реквізити матеріальних носіїв інформації, що передані іноземцям
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
_03_03.png)
